A MRS possui uma ampla gama de fornecedores, que é formada pelos prestadores de serviços e materiais voltados para o core business da Companhia (malha ferroviária e material rodante), bem como daqueles necessários para o pleno funcionamento da empresa, porém ligados ao backoffice (fornecedores indiretos). Isso gera uma diversidade de escopos e empresas contratadas nos mais diversos setores, tais como manutenção de locomotivas e vagões, equipamentos de via permanente, obras civis, segurança, conservação predial, materiais de escritório, entre outros.
Os fornecedores da MRS, que atualmente somam 1.422, possuem também diferentes portes: são contratados de autônomos a empresas de grandes grupos internacionais de capital aberto. Atualmente, o maior dispêndio financeiro é concentrado no fornecimento de diesel, combustível utilizado para abastecimento das locomotivas da Companhia. Esse item é diretamente proporcional à produção, uma vez que está relacionado ao volume transportado. Em 2021, foram gastos R$2.415,9 com fornecedores.
Buscando mitigar os impactos ambientais e diminuir os custos da operação, a otimização da matriz energética é uma pauta relevante para a MRS. Com o compromisso de manter e reforçar as ações estruturadas no ano de 2021, a MRS contratou um software de Gestão de Fornecedores, com o objetivo de realizar o controle da sua cadeia de fornecimento de forma centralizada, otimizada e inteligente. Além disso, é esperado que, com a implementação do referido sistema, seja possível avaliar a adoção das práticas de ESG pelos fornecedores, permitindo que seja feita uma análise mais detalhada da cadeia de valor referente a esse tema.
Gasto com Fornecedores
Produto/serviço
Para a MRS, o envolvimento de fornecedores no descumprimento de práticas trabalhistas, discriminação, mão de obra escrava ou infantil, entre outros, tem impacto direto em sua imagem e na sustentabilidade do negócio. Assim, todas as empresas e prestadores de serviços que compõem a cadeia de abastecimento da Companhia passam pela política de Gestão e Cadastro de Fornecedores, com rigorosos critérios internos de escolha, alinhados às legislações nacional e internacional de prática de compras, que incluem, a depender do tipo de fornecimento e do valor do contrato, avaliações econômico-financeiras, de segurança do trabalho e de riscos socioambientais. Há, também, a verificação prévia de todos os fornecedores, se estão ou já estiveram envolvidos em alguma forma de trabalho análoga à escravidão. Apesar de não haver uma seleção direta com base em critérios sociais, esses indicadores são considerados no processo. As informações são revistas com frequência, a cada aditivo contratual ou anualmente.
O processo de avaliação de cada fornecedor inclui um checklist cadastral com critérios a serem atendidos de acordo com a faixa de valor do contrato e inclui, entre outros itens, análise da saúde financeira e de inadimplência, consulta ao Serasa, checagem das Certidões Negativas de Débito (CNDs), consulta da situação tributária e trabalhista em relação ao recolhimento de impostos e atendimento à legislação ambiental.
Para todas as contratações de serviços a serem prestados nas dependências da MRS, são verificadas todas as questões trabalhistas e exigidas apresentações regulares de documentos que comprovem o pagamento de benefícios dos colaboradores terceiros. Além disso, para contratações de até R$ 1 milhão são realizadas avaliações de saúde financeira e dependência da MRS. Para compras acima de R$ 1 milhão, além da verificação dos critérios acima citados, a Companhia mantém indicadores com pesos pré-definidos, culminando em um scorecarddos fornecedores, o que elucida não só questões de saúde financeira, como também a tratativa do fornecedor com os colaboradores no que tange a treinamentos, disponibilização de benefícios como plano de saúde e seguro de vida, por exemplo. Além do scorecardcomercial, a gerência demandante também aplica um scorecardtécnico, visando avaliar a capacidade técnica para a prestação daquele serviço. Por fim, todos os contratos com dispêndio maior ou igual a R$ 20 milhões por ano são encaminhados para aprovação prévia do Conselho de Administração.
Para garantir a adequação dos fornecedores durante a execução do contrato, a MRS trabalha com controle de pagamento de tributos e salários aos terceiros e colaboradores de terceiros. Há cláusulas contratuais que preveem a interrupção de pagamentos e até o encerramento do contrato. É aplicado também o Índice de Desempenho do Fornecedor (IDF), que acompanha se a performance do prestador de serviços está sendo satisfatória em questões de segurança, meio ambiente, qualidade das entregas e cronograma, com revisão anual em parceria com a equipe de Segurança e Meio Ambiente (SMA). Em 2021, o IDF foi atualizado e, para 2022, está sendo estruturada a implementação de um plano de ação junto ao fornecedor, em alinhamento com as áreas de negócio da MRS, quando os resultados da avaliação não forem satisfatórios.
Quando a empresa exerce atividade crítica do ponto de vista de segurança dentro da MRS, como a manutenção de via permanente, é considerada um fornecedor crítico e passa a ter um formulário de avaliação de desempenho mais direcionado e com perguntas e critérios mais aprofundados, voltados principalmente para meio ambiente e segurança.
Para os próximos anos, a MRS tem expectativa de que, junto com a renovação da concessão, a área de suprimentos passe a operar com grandes volumes. Em preparação para o novo momento, em 2021 foi contratada uma consultoria especializada para apoiar na organização estrutural do setor. Como parte do estudo, foi criada a área de compras táticas e transacionais e a nova gerência de renovação da concessão, responsável pelas realizações de grandes obras.
A Avaliação e Controle Ambiental de Fornecedores é realizada tanto para materiais quanto para serviços, como o manejo de resíduos e contenção de taludes ferroviários. Alguns itens críticos para análise, como os dormentes, têm um controle maior junto aos fornecedores para garantir a procedência legal da extração da madeira. Devido à dificuldade da realização desse controle e à maior exposição ambiental, a MRS optou por não fazer uso de madeiras nativas e, para dormentes nacionais, utiliza somente eucalipto. Visando garantir as boas práticas ambientais e o atendimento à legislação, a Companhia também realiza monitoramento da destinação de uso no caso de venda de materiais usados como receita alternativa, entre eles madeira, óleo e baterias de chumbo.
A MRS também atua de forma a incentivar ações de prevenção e tratamento de emergências ambientais em sua cadeia de valor. A fornecedora de diesel, um dos principais insumos da empresa, que também é operadora e mantenedora dos postos de abastecimento da companhia, possui planos de gerenciamento de riscos e plano de atendimento a emergência vigentes e atualizados. Um outro exemplo é que todas as contratadas para execução de obras possuem obrigação de manter kits de emergência ambiental nos canteiros de obras e todos os colaboradores treinados para emergências. Essas obrigações estão presentes no contrato de prestação de serviços e em procedimentos internos específicos para tais fornecedores.
Atualmente, 95% das compras são conduzidas pela Gerência de Suprimentos, o que é considerado um excelente índice pelo mercado. Para as compras sem participação de Suprimentos, ou seja, realizadas diretamente pelas áreas, há uma alçada de aprovação específica para compra e/ou serviço acima de R$ 10 mil, que necessita da anuência dos diretores.
A gestão dos contratos é realizada de forma descentralizada pelo gestor de cada área após treinamento específico do colaborador para entendimento dos pontos que devem ser acompanhados durante a execução do contrato. Os pontos mais relevantes a serem observados estão definidos na Diretriz Operacional da MRS. Há, também, uma gestão de materiais que possuem em seu cadastro a indicação de obrigatoriedade de inspeções técnicas prévias, para verificar se o produto adquirido está dentro das especificações. Enquanto a inspeção não acontece, o sistema não permite a entrada fiscal.
O ano de 2021 foi atípico para a MRS por conta de uma alta nos preços, especialmente do aço e do diesel, obrigando a área de Suprimentos a rever o aporte orçamentário junto ao Conselho de Administração e a realizar aditivos contratuais junto aos fornecedores. Ainda impactada pela pandemia, a Companhia também seguiu investindo, a exemplo do que aconteceu em 2020, na manutenção de um estoque de segurança para alguns itens, contribuindo para o impacto orçamentário da área ao longo do ano de 2021.